III Congreso

Nacional

de

Salud Pública

Managua, Nicaragua

Mayo 2010

CONTENIDO

I. INTRODUCCION. 4

II. Objetivos del III Congreso Nacional de Salud Pública. 4

III. ESTRUCTURA DEL CONGRESO.. 5

IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS FONDOS DEL III CONGRESO NACIONAL DE SALUD PUBLICA. 8

V. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-FINANCIEROS: 8

V.1. Para el presupuesto. 9

V.2. Para la ejecución presupuestaria. 9

V.2.a. Cotización y Autorización. 9

V.2.b. Compras y servicios profesionales. 10

V.2.c. Bienes y Servicios. 10

V.2.d. Servicios Profesionales. 10

V.2.e. Proceso de Solicitud de Concurso de Servicios profesionales. 11

V.2.f. Resguardo. 12

V.2.g. Caja chica. 12

V.2.h. Cuentas bancarias. 13

V.2.i. Registro contable. 13

V.3. Para la rendición de cuentas. 13

V.4. Auditoría. 13

PRESENTACIÓN

El presente documento Manual de Normas y Procedimientos para el III Congreso Nacional de Salud Pública 2010, es una guía para la organización, ejecución y evaluación de las actividades a desarrollarse en el magno evento.

Este manual recoge los aspectos administrativos y financieros que se establece alrededor de los operaciones a realizarse en la vida del Congreso, su elaboración está basado en los principios contables y administrativos universalmente aceptable.

El Congreso Nacional de Salud Pública 2010 a realizarse durante los días 3 al 5 de noviembre de 2010, es un evento nacional, en el que participan profesionales de diversos sectores de la salud pública, entre otros Administradores(as), Salubristas, Epidemiólogos(as), Economistas de la Salud Pública, etc., gestado bajo la óptica de ser un espacio de intercambio de experiencias, información científica, social y actualización de conocimientos, donde se presentan resultados y se buscan alternativas que permitan una respuesta efectiva en la lucha contra el Sida.

En general el Manual de Normas y Procedimientos se estructura con el objetivo de facilitar el cumplimiento de principios gerenciales y contables universalmente conocidos, queda pues en ustedes el presente documento, con la seguridad de haber construido una herramienta para la consecución del Congreso.

Licenciada

Margarita Guevara

Presidenta de Junta Directiva

Asociación Nicaragüense de Salud Pública

2009-2010

I. INTRODUCCION.

La Asociación Nicaragüense de Salud Publica (ANSAP), es una organización en la cual sus estructuras se conforman bajo principios democráticos, sin distingo de género, religión, raza, profesión, filiación política, preferencia o estatus económico. La misma promueve la organización e integración de todos los profesionales de la salud pública de Nicaragua en función de sus principios y objetivos de la asociación;

Es una asociación sin fines de lucro de profesionales que contribuyen con el desarrollo y la promoción de la salud pública en beneficio de la población nicaragüense proponiendo alternativas a las autoridades correspondientes y desarrollando capacidades locales relacionadas con políticas, planes, estrategias y acciones que pueden mejorar el sistema de salud y la salud de los ciudadanos nicaragüenses.

El objetivo de ANSAP, es fortalecer el desarrollo de la salud pública en Nicaragua mediante una crítica permanente, técnica y pro-positiva a fin de lograr un progreso sostenido en los sistemas de salud institucional; realizando acciones que le permitan desarrollar sus capacidades y defender los intereses comunes de los socios.

En este marco de pensamiento y actuación ANSAP realizara el III Congreso de Salud Publica con el objetivo de constituirse en un espacio de reflexión científica, objetiva y propositiva que permita a proponer soluciones alternativas que contribuyan a la mejora de la salud de la población nicaragüense y que adema promueva la superación científica, técnica y cultural de los asociados..

II. Objetivos del III Congreso Nacional de Salud Pública

General

Analizar la situación de los principales retos de la salud pública del país y proponer alternativas de abordaje a la sociedad nicaragüense y sus autoridades, a partir del enfoque de los determinantes de la salud

Específicos:

Analizar los principales retos de Salud Pública del País: Pertinencia de los Modelos de Salud, Consecución de los ODM, Riesgo y vulnerabilidad ante desastres en Nicaragua

Proponer alternativas de abordaje para lograr modelos de salud que respondan a las necesidades de la población, a la consecución de los ODM y de modificar la vulnerabilidad ante desastres

III. ESTRUCTURA DEL CONGRESO

El Comité Coordinador está integrado por la Junta Directiva de la Asociación de Salud Publica, la Gerencia Ejecutiva quien actuara como Secretaría Técnica y los coordinadores de las comisiones

Junta Directiva de la Asociación Nacional de Salud Pública: es una estructura que posee su plataforma jurídica en los estatutos de la Asociación misma, sus miembros escogidos en un proceso electoral y seleccionados por mayor de votos, representan la máxima autoridad de la Asociación y del Congreso mismo, sus mecanismos de funcionamiento y participación permitirán desarrollar los procesos gerenciales necesarios para garantizar la ejecución del evento.

Las funciones generales de la Junta Directiva vinculadas a la implementación y desarrollo del III Congreso Nacional de Salud Pública son las siguientes:

§ Voceros oficiales del evento

§ Presiden todos los actos formales del Congreso.

§ Seguimiento y control de las acciones a desarrollarse en el evento.

§ Promover la gestión de fondos para el Congreso.

§ Enlace con los tomadores de decisión políticos en todos los niveles

Gerencia Ejecutiva: es una estructura funcional que conforman un equipo de trabajo para el apoyo y operacionalización de los procesos de convocatoria, gestión y administración de la Junta Directiva de la Asociación, su roll fundamental en el congreso está dirigido a apoyar y facilitar la consecución de actividades de gestión de recursos, convocatorias, levantamientos de actas de reuniones y de los procesos de socialización de los acuerdos y su respectivo seguimiento a los mismos.

Las funciones generales de la Gerencia Ejecutiva alrededor del Congreso son:

§ Acompañar al Comité Organizador y los comités constituidos, con el objetivo de operativizar las actividades del Congreso, en aspectos como: planificación, control, monitoreo y supervisión

§ Participar en Reuniones de seguimiento y coordinación con empresas contratadas para servicios específicos según calendarización del Plan de Trabajo.

§ Participar en Reuniones de seguimiento y control de las acciones a desarrollarse en el evento.

§ Dar seguimiento a los acuerdos y actividades que deben desarrollar los comités de trabajo de acuerdo a los tiempos establecidos.

§ Acompañar aquellas actividades relacionadas con la organización y ejecución del evento, que hayan sido previamente autorizadas por el Comité Organizador.

§ Participación a tiempo completo en la organización, desarrollo y cierre del evento.

§ Elaboración de convocatorias a reuniones diversas de acuerdo al Plan de Trabajo.

§ Elaboración de actas de reuniones.

§ Envío de carta de solicitudes y gestiones varias para la organización del Congreso.

§ Ejecutar las estrategias específicas y generales para la logística del evento para facilitar la aprobación de los acuerdos tomados por el Comité Organizador.

§ Elaborar y presentar informes según necesidades de comités y donantes.

Comisiones del III Congreso Nacional de Salud Pública

Integrado por miembros de la Asociación Nacional de Salud Pública y coordinado por representantes seleccionados con experiencia demostrada en el campo de la salud pública en Nicaragua. En cada comisión esta presente un miembro de la Junta Directiva quien actuará como facilitador ante el coordinador de cada comisión.

§ Proporcionar insumos para la elaboración del Plan de Trabajo y su actualización de acuerdo a las funciones del comité.

§ Coordinar con la Gerencia Técnica las actividades para la consecución de los objetivos del Congreso

§ Coordinar con otros comités de trabajo que están relacionados en actividades.

§ Convocar a reuniones específicas del comité.

§ Ejecutar el Plan de trabajo.

§ Dar seguimiento a la ejecución del Plan de Trabajo.

§ Reporte de ejecución.

§ Es responsabilidad de los integrantes de las comisiones promover la comunicación asertiva, los principios éticos y valores que promueve la Asociación Nicaragüense de Salud Pública

IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS FONDOS DEL III CONGRESO NACIONAL DE SALUD PUBLICA.

El presente manual tiene su ámbito de acción única y exclusivamente para los efectos relacionados a la ejecución de actividades, tareas, procesos y procedimientos relativos al III Congreso Nacional de Salud Pública, para ellos son responsables de su uso y cumplimiento de normas las siguientes estructuras:

§ Junta directiva de la Asociación Nicaragüense de Salud Pública

§ Comité organizador del III Congreso Nacional de Salud Pública

§ Coordinadores de comités

Objetivo de las Normas y Procedimientos Administrativas:

Proporcionar un instrumento para operativizar la administración de los fondos provenientes de donaciones, patrocinios e inscripciones de fuentes internacionales y nacionales, que serán depositados en la cuenta bancaria que se apertura para efectos del III Congreso de Salud Pública 2010, a fin de proporcionar transparencia en el manejo de los fondos y facilite el control y seguimientos de ingresos y egresos.

Objetivos específicos.

§ Proporcionar a los miembros del Comité Organizador del Congreso (COC) la información financiera contable de las operaciones.

§ Proporcionar a los miembros del COC la información de ingresos, egresos y destinos de fondos, a través de los estados financieros.

§ Ser el instrumento que rija la transparencia con información veraz y objetiva de la actividad contable a los donantes y patrocinadores.

El Control Interno Financiero comprende el plan de organización, procedimientos y registros concernientes a la custodia de recursos financieros, la verificación de la exactitud, confiabilidad y oportunidad de los registros contables.

V. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-FINANCIEROS:

Con el propósito que las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo a la autorización general o específica del COC como la estructura máxima para la conducción, éste debe cumplir con los siguientes elementos

V.1. Para el presupuesto.

Se preparará un presupuesto en dólares norteamericanos, el que debe ser elaborado por la Comisión de Finanzas y aprobado por la Junta Directiva de la Asociación. Cualquier ajuste presupuestario y/o del plan de desembolso deberá cumplir con el mismo procedimiento.

V.2. Para la ejecución presupuestaria.

La ejecución presupuestaria debe contabilizarse en córdobas o dólar de acuerdo a los procedimientos establecidos por el administrador de los fondos

V.2.a. Cotización y Autorización.

Los procesos para Cotización y autorización de compras deberán regirse por la tabla de referencia de precios, ver Ilustración No.1.

V.2.b. Compras y servicios profesionales.

Las compras y las consultorías se realizarán tomando en cuenta el presupuesto disponible y lo autorizado en el plan de desembolso, excepto artículos de uso de oficina que no se detallarán en el presupuesto. Las compras deberán ser respaldadas por facturas con número único de contribuyente (RUC), si en caso no se cuenta con factura y No. RUC se podrá soportar con recibo de III Congreso Nacional de Salud Pública por un monto no mayor al equivalente a cincueta dólares en moneda nacional que incluya nombre y apellidos, número de cédula, numero de contribuyente fiscal y firma de recibido.

V.2.c. Bienes y Servicios.

Para la contratación de bienes y servicios, se deberá cotizar precios y contar con una hoja de análisis denominado “Cuadro comparativo” (ver anexo 1 Hoja de Análisis de Precios), seleccionándose al proveedor del servicio que presente el mejor precio con las mejores condiciones de calidad. Para ello, será considerada la integridad del contratista, su desempeño en el pasado, sus recursos técnicos o accesibilidad a otros recursos, el estado físico y condiciones mecánica de los medios a utilizar.

Todo proveedor sujeto de concurso de licitación debe cumplir con las regulaciones de Ley establecido por la república de Nicaragua, donantes y otras que el COC crea pertinente y que bajo aprobación de Junta Directiva de la Asociación se establezca.

V.2.d. Servicios Profesionales.

La contratación de Servicios Profesionales (Consultorías), estará bajo la potestad de la Junta Directiva; con base a los términos de referencia sobre el trabajo a realizar y producto(s) esperados de los servicios, deberán contratarse profesionales que sean capaces de cumplir exitosamente los términos y condiciones de la propuesta del servicio, cumpliendo con todos los requisitos de contratación de bienes y servicios. Estas contrataciones podrán efectuarse mediante concursos que garantice la equidad en la participación, transparencia, competitividad y calidad de los productos esperados.

Todo pago por cancelación de Servicios Profesionales será efectivo siempre y cuando exista una “Certificación de aceptación” conforme a las condiciones del contrato y debidamente firmada por la persona que recibió los resultados de la misma, siendo éstos: Informes técnicos, Evaluaciones, Traducciones, Documentos Legales, entre otros.

V.2.e. Proceso de Solicitud de Concurso de Servicios profesionales.

El servicio profesional a contratar debe ser solicitado por escrito mediante concurso, adjuntándole documento con los Términos de Referencia del servicio, el que deberá contener:

§ Período de ejecución: Comprende el tiempo en días calendario que se espera sea ejecutado el servicio.

§ Etapas de la Ejecución: Comprende los distintos tiempos y actividades que se deberán ir cumpliendo durante la ejecución del proyecto.

§ Aspectos Técnicos: Comprende todo lo relacionado a los aspectos técnicos del proyecto, debiéndose describir detalladamente los alcances del proyecto. Comprende así mismo, los planos de diseño, materiales a utilizar, diseños metodológicos etc.

§ Productos esperados: Comprende el o los resultados de los servicios contratados.

§ Forma de Supervisión: Comprende la forma que la institución efectuará supervisión y certificación del cumplimiento del avance del Proyecto.

§ Presentación de oferta técnico financiera, incluyendo su experiencia.

§ Criterios de Selección.

Para efectos de cumplir con criterios de calidad y selección del mejor oferente para la ejecución de los servicios que proceden en la licitación, se deberá conformar el “Comité de Adjudicación”, el que podrá estar conformado al menos por tres miembros del Comité de gestión y finanzas y otros coordinadores de comisiones que se agreguen por la particularidad del contrato. Se contará con un formato que contenga todo los parámetros, a los que se asignará un valor (Ponderado), en donde cada uno de los miembros del Comité podrá calificar los diferentes ítem, lográndose una sumatoria de calificación por cada uno de los miembros y las consideraciones (Observaciones) por Licitante, quedando en un consenso ponderada la selección ganadora.

Las invitaciones oferentes a participar en los procesos de licitaciones se podrán efectuar: Por invitación Privada o Pública:

Invitación Privada: Cuando el servicio a solicitar se estime de US $1,500.00 hasta $9,999.00, se procederá a invitar conforme a una lista de al menos 6 Firmas Consultora, instituciones y/o personas naturales que por su especialidad se relacionan con los términos de referencias del servicio en mención, podrán ser invitados directamente, quienes podrán aceptar la invitación, retirando la documentación relacionada a la licitación.

Invitación Pública: Esta invitación se efectúa mediante publicación por lo menos en un medio escrito de comunicación, cuando el monto del servicio solicitado se calcule por un monto mayor a US $ 10,000.00. Dando a conocer los términos básicos del proyecto, lugar de citación, nombre de la persona referente para información, lugar de ejecución del proyecto, otros términos que sean necesarios para la publicación de la licitación.

V.2.f. Resguardo.

Todos los equipos y materiales de Congreso deberán estar inventariados, anotando la cantidad de equipos, el tipo de equipo, la fecha de compra, el costo y si fue comprado o donado, el estado en que se encuentra y su ubicación. Este inventario debe realizarse cada tres meses y firmarse por quién lo realiza y por los que tienen en su poder dicho equipo y materiales permanentes. Todo debe estar debidamente resguardado para evitar pérdidas y en caso de que ocurriera alguna deberá notificarse al inmediato superior verbalmente y por escrito y hacer las gestiones pertinentes con las autoridades correspondientes. Al finalizar el Congreso la Junta Directiva de la Asociación procederá a la adjudicación y destino final de los bienes adquiridos.

V.2.g. Caja chica.

Se llevará una caja chica con un monto no mayor de C$5,000.00 (cinco mil córdobas neto), la que se reembolsará una vez se rinda cuenta de forma adecuada al administrador de los fondos. La Caja Chica será responsabilidad de la Gerencia Técnica y la persona que la administre no será la misma que autorice gastos. Se debe realizar un cierre diario de la caja chica. El arqueo será sorpresivo, se prohíbe usar este dinero para otros fines que sean diferentes al Congreso, todos los egresos deben estar soportados con recibos debidamente identificados según las normas arriba descritas.

V.2.h. Cuentas bancarias.

Se abrirán dos cuentas bancarias, una para ingresar fondos de donantes y patrocinadores en dólares y otra en córdobas. Todas las cuentas serán corrientes, para manejar con cheques y dos firmas libradoras. El nombre de las cuentas bancarias serán ANSAP/CONGRESO según autorice el Banco seleccionado.

Las firmas libradoras serán tres A: correspondiente a Presidenta, Vicepresidente, Tesorero. Se contará con dos firmas A y una B.

Está prohibido prestar dinero o tomar fondos de estas cuentas para usarse en actividades que no están directamente relacionadas al Congreso.

V.2.i. Registro contable.

El registro contable de efectivo o bien de productos en especie será en base al sistema contable de la Asociación Nicaragüense de Salud Pública, el cual debe cumplir todos los requisitos normas de contabilidad generalmente aceptada. El presupuesto será codificado para facilitar la contabilidad a través de un catálogo de cuentas. ANSAP mantendrá custodia de todos los comprobantes, recibos y documentos que comprueben la ejecución de los fondos por un período de 3 años, los cuales deben tener sellos de contabilizados y cuando se requiera sello de anulados. Podrá entregar bajo la solicitud por escrita original o copias de determinada documentación. En cualquier momento la Junta Directiva, podrá solicitar revisión de la información para control interno o bien para ser sujeta de revisión por auditor externo.

V.3. Para la rendición de cuentas.

Cada primeros 10 días del mes siguiente Tesorería de ANSAP presentará a la Junta Directiva el estado de resultados (ingreso, gastos, resultado del período), balance general (activos, pasivos, capital), diario, mayor, conciliaciones bancarias, y ejecución financiera con el gasto y porcentaje de ejecución según presupuesto.

V.4. Auditoría.

Los movimientos financieros serán auditados en conformidad con las normas contables establecidas.

Se ejecutará la auditoría a fin de obtener una seguridad razonable respecto a que si el informe financiero está libre de errores importantes y si se desarrollaron los gastos en base al presupuesto y la razonabilidad de los gastos. Verificar los ingresos recibidos, la ejecución de los fondos, la disponibilidad de fondos a la fecha del informe, examinar registros de contabilidad y los comprobantes respectivos, así mismo evaluar los procedimientos del control interno aplicados.

Además de la auditoría arriba descrita, se realizarán auditorías internas cada tres meses.

La operación de auditoría estará a cargo de los auditores externos que seleccione la Junta Directiva.